Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 17.01.2017		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 17.01.2017		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 17.01.2017	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	17.01.2017	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel Procedury  

Celem procedury jest opisanie sposobu postępowania w obszarze przygotowania i realizacji procesu dyplomowego studentów GSW Milenium.

1.1.	Zakres

Procedura dotyczy całej Organizacji GSW Milenium.

2.	Definicje i Oznaczenia

WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium
Vademecum – rodzaj informatora przygotowanego przez dziekanat dla studentów ostatniego roku z zebranymi informacjami dotyczącymi egzaminów dyplomowych, absolutorium, regulacji finansowych (np. płatność za obronę) itp.

Obowiązuje terminologia zawarta w normie PN-EN ISO 9000 „Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia”

3.	Właściciel procesu 

Właścicielem procesu jest odpowiednio Dziekan Wydziału Nauk Społecznych w GSW Milenium w Gnieźnie oraz Dziekan WZ GSW Milenium w Wydziale Zamiejscowym GSW Milenium w Wągrowcu.

4.	Odpowiedzialność
Dziekan Wydziału:
-	odpowiada za nadzór nad procesem dyplomowania,
-	akceptuje kandydatów oraz powołuje promotorów,

Pracownik dziekanatu:
-	odpowiada za realizację zadań w procesie dyplomowania wskazanych w niniejszej procedurze w obszarze przygotowania wymaganej dokumentacji oraz komunikacji ze studentami i pozostałymi stronami zainteresowanymi,

5.	Sposób postępowania

Realizacja procesu dyplomowania studentów GSW Milenium przebiega następująco:
5.1.	Ustalenie kandydatów na promotorów.
•	Pedagogika licencjat – kwiecień,
•	Pedagogika magisterka – wrzesień, 
•	Zarządzanie licencjat – kwiecień,
•	Zarządzanie magisterka – styczeń.  
5.2.	Zebranie ramowej problematyki seminariów dyplomowych.
5.3.	Wysłanie komunikatów dla studentów: z poziomu platformy internetowej Twoje Milenium i w gablotach informacyjnych z zebraną ramową problematyką seminarium, terminem i sposobem, w jaki będą odbywały się zapisy do promotorów. 
5.4.	Zapisy do grup seminaryjnych.
•	Pedagogika licencjat – do 15 maja,
•	Pedagogika magisterka – wrzesień,
•	Zarządzanie licencjat – do 15 maja,
•	Zarządzanie magisterka – styczeń.
5.5.	Powołanie nowych promotorów decyzją dziekana.
5.6.	Seminaria dyplomowe: wpisane w programy studiów, realizowane na semestrach:
•	Pedagogika licencjat – V, VI semestr, wymiar godz. zajęć: 15 godz. w semestrze,
•	Pedagogika magisterka – I-IV semestr, wymiar godzin zajęć: I semestr – 15 godz., II –IV semestr – 20 godz., wymiar godzin zajęć: 15 godz. w semestrze,
•	Zarządzanie licencjat – V, VI semestr, wymiar godzin zajęć: V-15 godz., VI-16 godz.
•	Zarządzanie magisterka – II-IV semestr, wymiar godzin zajęć: II semestr – 10 godz., III-IV semestr – 20 godz., wymiar godz. zajęć: 14 godz. w semestrze. III-IV semestr: wymiar godzin. zajęć: III-14 godzin, IV-16godzin.
5.7.	Udostępnienie na platformie Twoje Milenium, w zakładce Praca Dyplomowa dokumentów związanych z procesem dyplomowania: zasady pisania pracy, zagadnienia na egzamin, wzór strony tytułowej itp. (na początku semestru). 
5.8.	Przygotowanie układu suplementu (kwiecień) – dziekanat, koordynator praktyk (kwiecień).
5.9.	Ustalenie i podanie do wiadomości studentów terminarza obron, składu komisji egzaminacyjnych, terminu składania prac (14 dni przed planowanymi obronami), indeksów z kompletnymi wpisami, zdjęć na dyplom itp.
5.10.	Aktualizacja vademecum  absolwenta.
5.11.	Egzaminy dyplomowe: 
•	sprawdzanie (aktualizacja) danych osobowych przyszłych absolwentów znajdujących się na drukowanych dyplomach,
•	wprowadzenie do Sokratesa, z poziomu danego studenta informacji o przyznanych stypendiach: Rektora, socjalnych, okolicznościowych oraz indywidualnych osiągnięć studenta (informacje te zawarte są w suplemencie),
•	wpisanie do Sokratesa składów komisji egzaminacyjnych i terminów obrony, tematu pracy: informacje te wpisuje się z poziomu grup seminaryjnych, są widoczne 
z poziomu każdego studenta VI semestru (licencjat) i IV semestru (magisterka), informacje te są potrzebne do przygotowania osobom podchodzącym do egzaminu dyplomowego protokołu egzaminacyjnego,
•	zapisanie pracy dyplomowej w uczelnianym repozytorium oraz wysłanie do repozytorium ogólnopolskiego,
•	sprawdzenie pracy dyplomowej w programie Plagiat.pl (w przypadku przekroczenia wysokości współczynników podobieństwa decyzję o ewentualnym  obniżeniu oceny za pracę dyplomową bądź niedopuszczeniu studenta do egzaminu dyplomowego w pierwszym terminie podejmuje Komisja ds. Weryfikacji Prac Dyplomowych Programem Plagiat.pl, 
•	Komisja ds. Weryfikacji Prac Dyplomowych Programem Plagiat.pl, w składzie: Dziekan, Promotor oraz jeden nauczyciel akademicki reprezentujący kierunek, 
w ramach którego została przygotowana praca, przygotowują protokół uzasadniający podjętą decyzję w sprawie przekroczonych współczynników podobieństwa. O decyzji komisji student informowany jest drogą listowną lub telefoniczną. Kopia protokołu Komisji trafia do teczki osobowej studenta wraz z raportem podobieństwa. 
•	przygotowanie teczek osobowych studentów: teczka przygotowana właściwie do obrony powinna zawierać dodatkowo następujące dokumenty – pracę licencjacką/magisterską z oświadczeniem studenta o samodzielnym pisaniu pracy, płytę CD z pracą dyplomową (DOC, PDF), płytę CD z prezentacją (Zarządzanie), protokół egzaminacyjny, formularze oceny pracy wypełnione przez promotorów i recenzentów, indeks studenta (zaliczony ostatni semestr, uzupełnione informacje o odbytych praktykach (dotyczy licencjata), uzupełniona 90 strona indeksu z imieniem i nazwiskiem studenta oraz tematem i rodzajem pracy dyplomowej),
•	 wydrukowanie protokołów egzaminacyjnych dla każdego studenta podchodzącego do obrony (z poziomu grup seminaryjnych w Sokratesie) i ich opieczętowanie
•	wydrukowanie rejestrów egzaminów dyplomowych (z poziomu grup seminaryjnych 
w Sokratesie),
•	przygotowanie i wysłanie pocztą elektroniczną formularzy do oceny prac dyplomowych promotorom i recenzentom wydrukowanie formularzy do oceny prac dyplomowych i przekazanie ich promotorom i recenzentom (do ręki, pocztą tradycyjną lub elektroniczną, wydruki ( ustawienie z poziomu grup ćwiczeniowych seminaryjnych), 
•	przygotowanie list osób przystępujących do obrony na drzwi i składów komisji egzaminacyjnych 
5.12.	Po egzaminach dyplomowych – do absolutorium:
•	nadawanie numerów dyplomów (w Sokratesie),
•	sprawdzenie czy obliczenia, które przeprowadza przewodniczący podczas egzaminu dyplomowego są poprawne, mają one wpływ na końcowy wynik ukończenia studiów,
•	wpisywanie ocen z protokołów do Sokratesa,
•	drukowanie dyplomów (jeden w twardej oprawie, dwa odpisy miękkie, odpis przeznaczony do akt), opieczętowanie dyplomów, zebranie podpisów Pani Dziekan 
i Pana Rektora, przyklejenie zdjęć absolwentów,
•	drukowanie  suplementów (z Sokratesa, oryginał i odpis przeznaczony do akt), opieczętowanie, zebranie podpisu Pani Dziekan,
•	uzupełnianie księgi dyplomów,
•	zebranie kart obiegowych (tylko absolwenci, którzy złożą kartę obiegową 
w ustalonym terminie otrzymują podczas absolutorium dyplom i suplement),
•	przygotowanie listów gratulacyjnych dla osób, które mają prawo uczestniczyć na absolutorium, ale nie złożyli karty obiegowej lub ukończyli studia, ale nie podchodzili do obrony),
•	przygotowanie teczek z  dokumentami, które absolwenci otrzymują podczas absolutorium,
•	zebranie od absolwentów podczas absolutorium podpisu na odpisie dyplomu do akt oraz na dokumencie potwierdzającym odbiór dyplomu i suplementu oraz przekazanie dokumentów rekrutacyjnych.     
5.13.	Po absolutorium:
•	przekazanie do archiwum teczek absolwentów z ubiegłego roku,
•	zmiana statusu osób, które podchodziły do obrony ( w Sokratesie, status Absolwent) oraz aktualizacja danych w Elektronicznym Albumie Studenta.
•	przygotowanie teczek bieżących absolwentów do odbioru dokumentów rekrutacyjnych, zdjęć z absolutorium itp.
5.14.	Przygotowanie suplementów i dyplomów w j. obcym na wniosek studenta.
5.15.	Osoby, które nie zakończyły studiów w maju/czerwcu (nie napisały pracy lub nie otrzymały pozytywnych ocen z innych przedmiotów) mają prawo podejść do sesji poprawkowej.
5.16.	Terminarz obron dla tych osób zostaje ustalony po dniu 30 września br.
5.17.	Osoby, które do końca września nie złożyły w dziekanacie napisanej pracy dyplomowej zostają skierowane decyzją Pani Dziekan na powtarzanie VI semestru (licencjat), IV semestru (magisterka) w kolejnym roku akademickim. 

6.	Dokumenty związane
Załącznik Nr 1 PROC-007 Karta obiegowa
Załącznik Nr 2 PROC-007 Oświadczenie 
Załącznik Nr 3 PROC-007 Pytania na egzamin dyplomowy – pedagogika  I st. 
Załącznik Nr 4 PROC-007 Pytania na egzamin dyplomowy – zarządzanie  I st.
Załącznik Nr 5 PROC- 007 Ogólne zasady przygotowywania pracy licencjackiej na kierunku zarządzanie
Załącznik Nr 6 PROC-007 Ogólne zasady przygotowywania pracy licencjackiej na kierunku pedagogika
Załącznik Nr 7 PROC-007 Wzór strony tytułowej
Załącznik Nr 8 PROC-007 Zaświadczenie o pisaniu pracy
      Załącznik Nr 9 PROC-007 Ogólne zasady przygotowywania pracy magisterskiej na
      kierunku pedagogika
      Załącznik Nr 10 PROC-007 Ogólne zasady przygotowywania pracy magisterskiej na
      kierunku zarządzanie
      Załącznik Nr 11 PROC-007 Pytania na egzamin dyplomowy – pedagogika II st.
      Załącznik Nr 12 PROC-007 Pytania na egzamin dyplomowy – zarządzanie II st.
      Załącznik Nr 13 PROC-007 Zgoda na udział w badaniach – Losy absolwentów
      Załącznik Nr 14 PROC-007 Wniosek o przygotowanie dyplomu w wersji obcojęzycznej
      Załącznik Nr 15 PROC-007 Wniosek o przygotowanie suplementu w języku angielskim
      Załącznik Nr 16 PROC-007 Zarządzenie nr 6 w sprawie weryfikacji prac dyplomowych
       programem Plagiat
      Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 6 Instrukcja interpretacji raportu podobieństwa

    
7.	Informacje dodatkowe
Brak

WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY	
Wersja 2	Zmiana z dnia 26.01.2015	Nowy podział odpowiedzialności - odpowiednio Dziekan Wydziału Nauk Społecznych w GSW Milenium w Gnieźnie oraz Dziekan WZ GSW Milenium w Wydziale Zamiejscowym GSW Milenium w Wągrowcu	
Wersja 3	Zmiana z dnia 17.01.2017	Zmiany w zakresie postępowania w trakcie dyplomowania / Przegląd dokumentu: 17.01.2017 / Ewa Rajkiewicz