Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 14.02.2014		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 14.02.2014		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 14.02.2014	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	14.02.2014	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

W ramach utrzymania i rozwoju infrastruktury IT realizowane są poniższe działania:

1.	Instalacja oprogramowania w pracowni komputerowej
-	Zgłoszenie potrzeby instalacji oprogramowania przez wykładowcę (przez gotowy formularz lub ustnie)
-	Rozpoznanie, czy uczelnia posiada licencję na oprogramowanie (lub jej zakupienie)
-	Instalacja oprogramowania
-	Dokumenty: Załącznik Nr 1 1 PROC-012 Formularz zlecenia instalacji oprogramowania, Załącznik Nr 2 1 PROC-012 Regulamin instalacji oprogramowania
-	Zasady korzystania z pracowni komputerowej określone zostały w Załączniku Nr 10 PROC-012 Regulamin laboratoriów komputerowych
-	
2.	Wymiana tonerów
-	Zgłoszenie potrzeby wymiany tonera
-	Pobranie tonera z magazynu (o ile jest) lub zamówienie nowego
-	Wymiana tonera w drukarce
-	Zaznaczenie w programie inwentaryzacyjnym SOLON kiedy i komu zainstalowano dany toner
3.	Zamówienie nowych tonerów
-	Skompletowanie listy potrzebnych tonerów
-	Zamówienie tonerów u dostawcy
-	Wprowadzenie tonerów w programie inwentaryzacyjnym SOLON do magazynu tonerów
-	Przekazanie faktury zakupowej do Kwestury (po wcześniejszym jej opisaniu)
-	Wpisanie faktury do arkusza kalkulacyjnego z budżetem Działu IT
4.	Zakładanie konta dla pracownika (domena, e-mail, strona WWW, programy)
-	Pozyskanie informacji o konieczności utworzenia konta w systemie
-	W razie konieczności potwierdzenie - w kwesturze uczelni lub u kanclerza – faktu zatrudnienia nowej osoby
-	Utworzenie w stosownych systemach kont. Nazwa konta jest tworzona zawsze 
z pierwszej litery imienia i pełnego nazwiska (np. dla Jana Kowalskiego będzie to jkowalski)
-	Nadanie hasła takiego samego, jak nazwa użytkownika (i wymuszenie zmiany hasła przy pierwszym logowaniu do systemu)
-	Nadanie uprawnień w systemach w oparciu o pozyskane informacje
5.	Blokowanie konta dla pracownika
-	Pozyskanie informacji o konieczności zablokowania konta w systemie
-	Sprawdzenie do jakich systemów miał dostęp pracownik i wyłączenie kont (nie są one usuwane)
-	Przekazanie dostępu do służbowego konta e-mail następcy pracownika

6.	Zakładanie konta e-mail
-	Pozyskanie informacji o konieczności założenia konta e-mail w systemie
-	Utworzenie w systemie pocztowym konta. Nazwa konta jest tworzona zawsze z pierwszej litery imienia i pełnego nazwiska (np. dla Jana Kowalskiego będzie to jkowalski)
-	Przekazanie użytkownikowi informacji potrzebnych do zalogowania w systemie pocztowym
-	Dokumenty: Załącznik Nr 3 1 PROC-012 Wniosek o założenie konta mailowego, Załącznik Nr 4 1 PROC-012 Regulamin korzystania z poczty elektronicznej.
7.	Zakładanie konta na stronie WWW
-	Konta na stronach WWW są zakładane automatycznie z poziomu programu obsługi dziekanatu lub sekretariatu szkół
-	Po uruchomieniu przez pracownika funkcji utworzenia konta jest automatycznie generowane w systemie. Nazwa użytkownika zawsze składać się będzie z pierwszej litery imienia i pełnego nazwiska (np. dla użytkownika Jan Kowalski będzie to jkowalski). Hasło jest tworzone losowo
-	Z systemu drukowane jest potwierdzenie utworzenia konta, wraz z nazwą użytkownika i hasłem. Wydruk należy zgiąć na pół i spiąć zszywaczem. 
8.	Resetowanie hasła
-	Strona WWW –wykładowca
Z poziomu systemu dziekanatowego pracownik ma możliwość zresetowania hasła dla wykładowcy. W takim przypadku hasło jest ustawiane na nazwę użytkownika. Wykładowca będzie musiał zmienić hasło przy kolejnym logowaniu.
-	Strona WWW –student
Z poziomu systemu dziekanatowego pracownik ma możliwość zresetowania hasła dla studenta. W takim przypadku hasło jest ustawiane na PESEL studenta. Student będzie musiał zmienić hasło przy kolejnym logowaniu.
-	Programy wewnętrzne, domena sieciowa
Telefoniczne zgłoszenie utraty hasła, zalogowanie się w stosowym systemie i zmianą hasła na nazwę użytkownika. Użytkownik przy kolejnym logowaniu do wskazanego systemu będzie musiał zmienić hasło.
9.	Zmiana uprawień w systemie
-	Pozyskanie informacji o konieczności zmiany uprawnień
-	Modyfikacja uprawnień w odpowiednim systemie
-	Mailowe lub telefoniczne poinformowanie pracownika o zmianie uprawnień
10.	Zamawianie ELS
-	Odczytanie maila z żądaniem zamówienia nowej legitymacji (mail jest generowany automatycznie z systemu dziekanatowego, na podstawie wpisu w rejestrze legitymacji, dokonanego przez pracownika dziekanatu)
-	Import danych w systemie SELS
-	Zamówienie ELS z maila i zatwierdzenie zamówienia w systemie SELS
-	Potwierdzenie mailowego do osoby, składającej żądanie o zamówieniu ELS
11.	Wydawanie ELS
-	Odebranie (osobiście lub za pomocą poczty) zamówionych ELS
-	Potwierdzenie w systemie SELS zamówionych ELS (za pomocą kodu przesyłki)
-	Sprawdzenie ELS pod względem jakości wytworzenia
-	Utworzenie (w dwóch egzemplarzach) potwierdzenia odbioru ELS (osobno dla każdej partii, każdego kierunku i każdego wydziału)
-	Przekazanie ELS oraz formularzy potwierdzeń do dziekanatów. Jedna kopia pozostaje w archiwum Działu IT

12.	Zamawianie blankietów do ELS
-	Ustalenie z Działem Marketingu i Informacji zapotrzebowania na blankiety ELS 
w danym roku akademickim
-	Wyszukanie dostawcy blankietów do ELS
-	Złożenie zamówienia na odpowiednią ilość blankietów
-	Blankiety są dostarczane do MCPLS w Poznaniu
-	Przekazanie faktury zakupowej do kwestury uczelni (wraz z jej odpowiednią dekretacją)
-	Wpisanie informacji o zamówieniu do arkusza kalkulacyjnego z budżetem Działu IT
13.	Zamawianie hologramów do ELS
-	Mailowe zapytanie do dziekanatów o ilość potrzebnych hologramów do przedłużania ELS w danym semestrze
-	Wyszukanie dostawcy hologramów
-	Złożenie zamówienia na odpowiednią ilość hologramów
-	Przeliczenie hologramów dostarczonych przez kuriera. Podpisanie protokołu odbioru (jeden egzemplarz pozostaje w archiwum Działu IT). Złożenie naklejek w sejfie.
-	Przekazanie faktury zakupowej do kwestury uczelni (wraz z jej odpowiednią dekretacją)
-	Wpisanie informacji o zamówieniu do arkusza kalkulacyjnego z budżetem Działu IT
14.	Wydawanie hologramów do ELS
-	Wygenerowanie (w dwóch egzemplarzach) potwierdzeń wydania hologramów (na podstawie ilości pozyskanych od dziekanatów na etapie ich zamawiania)
-	Przekazanie hologramów do dziekanatów i pozyskanie podpisów osób odbierających
-	Jeden egzemplarz potwierdzenia pozostaje w archiwum Działu IT
15.	Zwrot niewykorzystanych hologramów do ELS
-	Przeliczenie zwracanych hologramów
-	Odnotowanie ilości zwróconych hologramów na potwierdzeniu ich wydania zarówno na kopii pracownika, jak i na tej, znajdującej się w archiwum Działu IT
-	Złożenie zwróconych hologramów w sejfie
16.	Zamawianie certyfikatów elektronicznych
-	Regularne sprawdzanie, kiedy wygasają certyfikaty kwalifikowane, wydane pracownikom uczelni (informacja ta jest zapisywana w odpowiednim rejestrze)
-	Pozyskanie od odpowiednich osób aktualnych danych osobowych (potrzebnych do wydania certyfikatu)
-	Utworzenie formularzy z zamówieniem oraz przesłanie ich do dostawcy 
-	Odebranie certyfikatów w punkcie potwierdzania tożsamości
-	Cała dokumentacja z tym związana jest przechowywana w archiwum Działu IT
-	Nowe karty krypograficzne są aktywowane, a certyfikaty są rejestrowane na komputerach użytkowników
-	Jeżeli certyfikat jest potrzebny do przedłużania ELS, to jest on rejestrowany w systemie MCPLS (po aktywacji w tym systemie właściciel certyfikatu jest o tym informowany)
-	Nadanie osobistego PINu przez właściciela certyfikatu
-	Wpisanie do rejestru certyfikatów informacji o nowym certyfikacie
-	Przekazanie faktury zakupowej do kwestury uczelni (wraz z jej odpowiednią dekretacją)
-	Wpisanie informacji o zamówieniu do arkusza kalkulacyjnego z budżetem Działu IT
17.	Dodanie nowej funkcji w programie
-	Pozyskanie informacji o potrzebie dodania nowej funkcji do programu
-	Dokonanie zmian w programie. Wykonanie stosownych testów.
-	Wgranie testowej wersji programu do folderu sieciowego, dodając na końcu nazwy programu kolejną liczbę (określającą kolejną wersję programu w danym dniu)
-	O godz. 21 wersja testowa zostanie automatycznie wgraną na wersję produkcyjną programu
-	Poinformowanie mailem osób zainteresowanych zmianą o jej dokonaniu, sposobie obsługi nowej funkcji oraz ew. konsekwencjach związanych z wprowadzeniem modyfikacji
18.	Instalacja oprogramowania na komputerze pracownika
-	Pozyskanie informacji o konieczności instalacji nowego oprogramowania
-	Weryfikacja, czy instalacja oprogramowania jest możliwa (licencja, zasoby sprzętowe)
-	Instalacja oprogramowania i weryfikacja poprawności instalacji
-	Poinformowanie zgłaszającego o dokonaniu instalacji
19.	Wypożyczenie sprzętu dla pracownika
-	Pozyskanie informacji o konieczności wypożyczenia sprzętu
-	W razie potrzeby konsultacja sprawy z Kanclerzem
-	Zaznaczenie w programie inwentaryzacyjnym SOLON informacji o wypożyczeniu sprzętu
-	Wydrukowanie potwierdzenie wydania sprzętu
-	Przekazanie jednego egzemplarza wypożyczającemu (jedna kopia jest przechowywana w archiwum Działu IT)
20.	Zwrot sprzętu przez pracownika
-	Sprawdzenie, czy zwracany sprzęt nie zawiera uszkodzeń
-	Zaznaczenie w programie inwentaryzacyjnym SOLON informacji o zwrocie sprzętu
-	Zaznaczenie na formularzu wypożyczenia daty zwrotu oraz potwierdzenie jego zwrotu
21.	Nadanie uprawnień dot. przetwarzania danych osobowych
-	Pozyskanie informacji o potrzebie nadania uprawnień do przetwarzania danych osobowych
-	Wpisanie danych osoby, uzyskującej uprawnienia  w arkuszu kalkulacyjnym z ewidencją uprawnień
-	Wydrukowanie w dwóch egzemplarzach wniosku o nadanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych
-	Pozyskanie podpisów ADO i ABI na wniosku
-	Pozyskanie podpisu pracownika na wniosku
-	Przekazanie jednego egzemplarza wniosku pracownikowi. Drugi trafia do Kwestury uczelni.
-	Dokumenty: Załącznik Nr 5 1 PROC-012 Wniosek o nadanie upoważnienia
22.	Anulowanie uprawnień dot. ochrony danych osobowych
-	Pozyskanie informacji o potrzebie anulowania uprawnień do przetwarzania danych osobowych
-	Wpisanie w arkuszu kalkulacyjnym z ewidencją uprawnień informacji o wygaśnięciu uprawnień do przetwarzania danych osobowych
-	Wydrukowanie w dwóch egzemplarzach potwierdzenie anulowania uprawnień do przetwarzania danych osobowych
-	Pozyskanie podpisów ADO i ABI na wniosku
-	Pozyskanie podpisu pracownika na wniosku
-	Przekazanie jednego egzemplarza dokumentu pracownikowi. Drugi trafia do Kwestury uczelni.
-	Dokumenty: Załącznik Nr 6 1 PROC-012 Potwierdzenie anulowania uprawnień
23.	Wykonywanie kopii zapasowych
-	Zgodnie z Załącznikiem Nr 9 1 PROC-012 Polityka tworzenia, przechowywania i odtwarzania kopii zapasowych danych GSW Milenium
-	Regularna weryfikacja, czy kopie dzienne na serwerach są tworzone prawidłowo (jeśli system wykonujący kopie zgłosi błędy, są one usuwane priorytetowo)
-	Raz w miesiącu zgrywanie kopii danych na dwa dyski zewnętrzne oraz usunięcie kopii z poprzedniego miesiąca z serwera kopii zapasowych)
-	Wykonanie kopii zapasowych danych na dwóch dyskach zewnętrznych w budynku przy ul. Cieszkowskiego 17
-	Weryfikacja poprawności wykonanych kopii
-	Pozostawianie jednego dysku z kopiami w zamkniętej szafce w budynku przy ul. Cieszkowskiego oraz w sejfie, w budynku przy ul. Pstrowskiego 3a
24.	Niszczenie nieaktualnych kopii zapasowych
-	Na koniec każdego roku kalendarzowego zbierane są płyty DVD z najstarszymi kopiami zapasowymi 
-	Płyty są niszczone w niszczarce przystosowanej do niszczenia płyt
-	Tworzony jest protokół zniszczenia, na którym odnotowana jest informacja o okresie, z jakiego kopie zostały zniszczone. Podpisują się osoby, które uczestniczyły w procesie niszczenia kopii
-	Dokumenty: Załącznik Nr 7 1 PROC-012 Protokół zniszczenia kopii zapasowych
25.	Nadanie uprawnień dostępu do pomieszczeń
-	Pozyskanie informacji o konieczności nadania uprawnień do pomieszczeń
-	Zalogowanie się do systemu zarządzającego kontrolą dostępu i modyfikacja uprawnień (w razie potrzeby ustawiana jest data aktywacji konta)
-	Utworzenie dokumentu, potwierdzającego odebranie karty dostępowej (o ile takowa jest wydawana)
-	Utworzenie dokumentu z informacją o PINie oraz numerze seryjnym karty. Jest on zszywany w taki sposób, aby nie było możliwe podejrzenie PINu
-	Przekazanie zaklejonej koperty z formularzem potwierdzenia odbioru karty oraz samą kartą
-	Dokument potwierdzający odbiór karty jest przechowywany w archiwum Działu IT
26.	Odebranie uprawnień dostępu do pomieszczeń
-	Pozyskanie informacji o konieczności odebrania uprawnień do pomieszczeń
-	Zalogowanie się do systemu zarządzającego kontrolą dostępu i modyfikacja uprawnień (w razie potrzeby ustawiana jest data aktywacji konta)
-	Poinformowanie odpowiednich osób o zmianie uprawnień
27.	Zakładanie konta dla studenta w pracowni komputerowej
-	Proces przebiega automatycznie.
-	Po nadaniu numeru albumu informacje o studentach są przesyłanie codziennie o g. 21 z systemu dziekanatowego na serwer studencki
-	Odpowiednia aplikacja weryfikuje, że konto musi być założone, zablokowane (przeniesienie studenta do archiwum) lub odblokowane (przywrócenie studenta na listę studentów)
-	Informacja o nazwie użytkownika i haśle jest drukowana z poziomu systemu dziekanatowego
-	Karta z powyższą informacją powinna zostać zgięta na pół i zszyta, przed przekazaniem jej studentowi
-	Student po pierwszym zalogowaniu się w pracowni komputerowej będzie musiał zmienić hasło
28.	Resetowanie hasła do konta dla studenta w pracowni komputerowej
-	Jeśli student zapomni hasła, musi w polu „Nazwa użytkownika” wpisać słowo haslo, oraz w polu „Hasło” również słowo „haslo”
-	Pojawi się stosowna aplikacja, w której student będzie musiał wpisać swoje dane osobowe (imię, nazwisko, numer PESEL i dowodu osobistego oraz imię ojca i matki)
-	Jeśli powyższe dane będą zgodne, system pozwoli na ustawienie własnego hasła
-	Jeżeli dane nie są zgodne student musi udać się do dziekanatu, celem potwierdzenia swoich danych
29.	Naprawa usterki sprzętowej/programowej
-	Pozyskanie informacji o uszkodzeniu – weryfikacja zasadności zgłoszenia
-	Dokonanie naprawy. Jeśli naprawa wymaga dodatkowych zakupów sprzętu, to jest ona zamawiany (zamówienia o wyższej wartości są konsultowane z Kanclerzem)
-	Poinformowanie osoby zgłaszającej o zakończeniu naprawy
30.	Zgłaszanie problemu z kopiarką
-	Pozyskanie informacji o uszkodzeniu lub koniecznym przeglądzie
-	Zgłoszenie sprawy do firmy, zajmującej się serwisem maszyny
-	Jeśli koszty serwisu są „ponadprzeciętne”, to sprawa jest konsultowana z Kanclerzem
-	Ustalenie terminu wizyty serwisu
-	Podpisanie protokołu wykonanej naprawy (kopia jest zachowywana w archiwum Działu IT)
31.	Obsługa systemu antyplagiatowego 
-	Przedłużenie umowy
۔	Mailowe zapytanie do dziekanatów o ilość sprawdzeń, potrzebnych w danym semestrze
۔	Zapytanie do firmy antyplagiat.pl o koszty wykupienia nowych sprawdzeń.
۔	Weryfikacja treści aneksu do umowy i przekazanie go Kanclerzowi do podpisania
۔	Rozdysponowanie limitu sprawdzeń dokumentów wg. zapotrzebowania
-	Zakładanie nowego konta w systemie
۔	Pozyskanie informacji o potrzebie założenia konta w systemie
۔	Utworzenie konta – nazwę użytkownika stanowi adres e-mail
۔	Mailowe poinformowanie osoby, dla której zakładane jest konto o tym, że jest ono aktywne
32.	Aktualizacja oprogramowania 
-	Systemy operacyjne
۔	Regularne przeglądanie informacji o dostępnych aktualizacjach w systemie WSUS
۔	Zatwierdzenie wybranych poprawek do instalacji
-	Program płatnika
۔	Po otrzymaniu informacji o dostępnej wersji pobranie jej na płytę CD
۔	Ustalenie z Kwesturą uczelni harmonogramu wdrażania nowej wersji programu
۔	Instalacja nowej wersji na komputerze specjalisty ds. kadr i plac oraz na serwerze terminalowym
۔	Weryfikacja, czy po instalacji nowa wersja działa poprawnie 
-	Symfonia
۔	Po otrzymaniu informacji o dostępnej wersji pobranie jej na płytę CD
۔	Ustalenie z Kwesturą uczelni harmonogramu wdrażania nowej wersji programu
۔	Wykonanie kopii zapasowej danych
۔	Instalacja programu na komputerach Kwestury oraz serwerze terminali
۔	Weryfikacja, czy po instalacji nowa wersja działa poprawnie 
۔	Aktywacja programów
33.	Generowanie certyfikatów PFRON
-	Otrzymanie informacji z Kwestury o wygasaniu certyfikatu
-	Zalogowanie się do serwisu PFRON online i wygenerowanie kluczy publicznych i prywatnych (hasło do klucza jest tworzone przez osobę, dla której jest tworzony certyfikat)
-	Zapisanie certyfikatu oraz kluczy w miejscu, umożliwiającym tworzenie kopii zapasowych tych plików

34.	Przedłużanie ważności certyfikatów SSL
-	Negocjacje z firmami, oferującymi certyfikaty SSL
-	Utworzenie kluczy kryptograficznych (hasło generowane jest losowo) i wysłanie pliku CSR dostawcy
-	Przypisanie otrzymanego certyfikatu do serwerów WWW
-	Nagranie certyfikatów oraz kluczy na płyty CD (jedna kopia przechowywana jest w sejfie w budynku przy ul. Pstrowskiego 3a, druga w budynku przy ul. Cieszkowskiego 17)
35.	Nadawanie uprawnień (i zakładanie konta) w portalu sprawozdawczym GUS
-	Pozyskanie informacji o potrzebie założenia konta w systemie
-	Utworzenie konta w systemie GUS 
-	Przypisanie odpowiednich uprawnień w systemie
-	Utworzenie potwierdzenia utworzenia konta
36.	Nadawanie uprawnień (i zakładanie konta) w portalu sprawozdawczym POLon
-	Pozyskanie informacji o potrzebie założenia konta w systemie
-	Utworzenie konta w systemie POLon wg. zasady, mówiącej, ze nazwa konta skalda się z pierwszej litery imienia i całego nazwiska (np. dla Jana Kowalskiego będzie to jkowalski)
-	Przypisanie odpowiednich uprawnień w systemie
-	Wysłanie maila ze stosowną informacją do osoby, której zakładane jest konto
37.	Przyjmowanie nowego sprzętu „na stan” (inwentaryzacja)
-	Przekazanie do kwestury uczelni faktury zakupowej i jej dekretacja (kopia pozostaje w archiwum działu IT)
-	Wpisanie faktury do arkusza kalkulacyjnego z budżetem Działu IT
-	Wpisanie sprzętu do programu inwentaryzacyjnego SOLON oraz nadanie mu numeru inwentarzowego (numer w postaci kodu kreskowego jest naklejany na sprzęt)
38.	Utylizacja zużytego sprzętu
-	Spisanie listy sprzętu przekazywanego do utylizacji
-	Przekazanie zużytego sprzętu firmie, posiadającej uprawnienia do utylizacji sprzętu elektronicznego
-	Utworzenie protokołu zniszczenia
-	Zaznaczenie w programie inwentaryzacyjnym SOLON informacji o utylizacji
-	Dokumenty: Załącznik Nr 8 1 PROC-012 Protokół utylizacji sprzętu
39.	Zakup sprzętu z zerową stawką VAT
-	Ustalenie z dostawcą wartości zamówienia
-	Utworzenia w 3 egzemplarzach zamówienia do dostawcy oraz pisma przewodniego do ministerstwa
-	Zachowanie jednej kopii potwierdzenia z ministerstwa w dokumentach
-	Przesłanie jednej kopii potwierdzenia do dostawcy

Dokumenty związane
Załącznik Nr 1 1 PROC-012 Formularz zlecenia instalacji oprogramowania, 
Załącznik Nr 2 1 PROC-012 Regulamin instalacji oprogramowania
Załącznik Nr 3 1 PROC-012 Wniosek o założenie konta mailowego, 
Załącznik Nr 4 1 PROC-012 Regulamin korzystania z poczty elektronicznej
Załącznik Nr 5 1 PROC-012 Wniosek o nadanie upoważnienia
Załącznik Nr 6 1 PROC-012 Potwierdzenie anulowania uprawnień
Załącznik Nr 7 1 PROC-012 Protokół zniszczenia kopii zapasowych
Załącznik Nr 8 1 PROC-012 Protokół utylizacji sprzętu
Załącznik Nr 9 1 PROC-012 Polityka tworzenia, przechowywania i odtwarzania kopii zapasowych danych GSW Milenium
Załącznik Nr 10 PROC-012 Regulamin laboratoriów komputerowych

WYKAZ ZMIAN W INSTRUKCJI	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY