Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 14.02.2014		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 14.02.2014		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 14.02.2014	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	14.02.2014	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel Procedury  

Procedura zawiera podstawowe informacje z zakresu zarządzania infrastrukturą informatyczną uczelni.

1.1.	Zakres

Procedura dotyczy całej organizacji GSW Milenium.

2.	Definicje i Oznaczenia

WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium

Obowiązuje terminologia zawarta w normie PN-EN ISO 9000 „Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia”

3.	Właściciel procesu 

Właścicielem procesu jest Kierownik Działu IT.

4.	Odpowiedzialność

Kierownik działu IT:
-	odpowiada za nadzór nad procesem zarządzania infrastrukturą IT

Pracownik działu IT:
-	odpowiada za realizację zadań wskazanych w niniejszej procedurze oraz instrukcji Nr 1 PROC-012 Zadania realizowane przez dział IT

5.	Sposób postępowania

5.1.	Ogólne informacje dotyczące infrastruktury IT

5.1.1.	System informatyczny Uczelni jest obsługiwany przez 12 serwerów pracujących pod kontrolą systemów Windows Server 2003/2008. 
5.1.2.	Sprzęt jest zabezpieczony UPSami o łącznej pojemności ok. 12 kVA Umożliwia to nieprzerwaną pracę sieci przez ok. 2 godziny, od momentu zaniku prądu. W sieci uczelnianej działa ok. 70 komputerów (nie wliczając w to laptopów) oraz ok. 15 drukarek. 
5.1.3.	Uczelnia posiada szereg autorskich aplikacji, obsługujących wszystkie działy administracji i obsługi oraz całość procesów przebiegających w uczelni. Pozwala to na szybkie reagowanie na bieżące potrzeby i idealne dopasowanie systemów do potrzeb uczelni. 
5.1.4.	Każda komórka posiada dedykowaną sobie aplikację, które są ze sobą zintegrowane – każda informacja jest zawsze wprowadzona do systemu tylko raz. Aplikacje kontrolują cały „cykl życia” studenta na uczelni – od rekrutacji po wydanie suplementu i dyplomu. Wszystkie aplikacje działające na terenie uczelni są mocno zintegrowane – dane są wymieniane między wszystkimi elementami systemu. System jest tak skonstruowany, że jedynie osoby mające odpowiednie uprawnienia mają dostęp do właściwych części systemu. Oznacza to, że np. pracownik dziekanatu może przejrzeć wpłaty studenta, ale nie może dokonywać ich modyfikacji. Natomiast pracownik biblioteki widzi dane adresowe studenta, ale nie może ich modyfikować. 
5.1.5.	Dziekanat
Za obsługę dziekanatu odpowiada program Sokrates. Z poziomu programu jest przeprowadzana rekrutacja, a także bieżąca obsługa studentów – drukowanie zaświadczeń, kart obiegowych, księgi studentów, list grup, itp. Program w pełni wspomaga przeprowadzanie sesji egzaminacyjnej – umożliwia drukowanie protokołów i kart egzaminacyjnych oraz późniejsze wprowadzeni ocen do bazy danych. System wykonuje również szereg zadań potrzebnych do codziennej pracy – generuje statystyki, tworzy zestawienia itp.
5.1.6.	Kwestura
Płatności studentów oraz stypendia są prowadzone w programie Archimedes. Aplikacja umożliwia kontrolę nad wpłatami i obciążeniami. W celu przyśpieszenia aktualizacji sald studentów program codziennie, automatycznie łączy się z bankiem i pobiera aktualną listę wpłat oraz przypisuje ją do studentów. W przypadku niejasności wymagana jest interwencja pracownika w celu jednoznacznego wyjaśnienia niezgodności. Aplikacja umożliwia generowanie dokumentów księgowych (faktura, korekta, nota itp.) jak również wszelkich potrzebnych zestawień finansowych. Dla lepszej kontroli nad finansami uczelni powstał program Midas, który pozwala Kanclerzowi uczelni na bieżące kontrolowanie stanu kont bankowych uczelni oraz jej zobowiązań i zatwierdzanie przelewów za wynagrodzenia, umowy oraz faktury. Wszystkie zobowiązania uczelni wobec kontrahentów zewnętrznych i pracowników są wprowadzane do systemu przez upoważnionych pracowników Kwestury. Kanclerz zatwierdza odpowiednie pozycje do wypłaty.
5.1.7.	Biblioteka
Do obsługi biblioteki został stworzony program Cerber. Umożliwia on kontrolę nad pożyczonymi książkami. Obsługa biblioteki jest oparta na kodach kreskowych – każdy student i książka ma swój unikalny kod, dzięki któremu mogą być jednoznacznie zidentyfikowani w systemie.
5.1.8.	Sieć i bezpieczeństwo
Sieć administracyjna została zbudowana w technologii Ethernet na kablu UTP 5e. Uczelnię obsługują serwery pracujące pod kontrolą systemów Windows 2003 Server i Windows 2008 Server. Bazy danych trzymane są w MS SQL Serwerze 2005. Aby korzystać z komputera każdy pracownik musi się uwierzytelnić w domenie, aby otrzymać dostęp do zasobów sieciowych. Dodatkowo, przy dostępie do oprogramowania administracyjnego należy dokonać ponownego uwierzytelniania hasłem. System wymusza zmianę hasła co 4 tygodnie. Uczelnia dysponuje najnowszymi wersjami programów NOD ESET Antivirus. Umożliwiają on centralne zarządzanie bezpieczeństwem antywirusowym i sieciowym. Uzupełnieniem całej polityki bezpieczeństwa jest regularne wykonywanie kopii zapasowych danych. Kopia głównej baz danych jest robiona codziennie na serwerze, natomiast raz w miesiącu kopia jest przewożona do innego budynku. W chwili obecnej uczelnia posiada łącza internetowej o łącznej przepływności 80 Mb/s. Dla studentów przeznaczone jest oddzielne dedykowane łącze, które jest niezależnie od łącz administracyjnych. Oznacza to, że obciążenie sal informatycznych czy terminali dla studentów nie wpływa na komfort pracy pracowników administracyjnych.
5.1.9.	System rekrutacji
System rekrutacyjny Uczelni jest całkowicie zautomatyzowany. Pierwszym krokiem, jaki musi wykonać kandydat na studia jest wpisanie swoich danych w internetowym systemie rekrutacyjnym. Dzięki temu nie jest konieczne wpisywanie jakichkolwiek danych przez osoby obsługujące rekrutację. Po przyjściu kandydata do punktu rekrutacyjnego system automatycznie drukuje kwestionariusz osobowy i umowę o naukę. Po wydrukowaniu potrzebnych dokumentów system generuje plan spłat czesnego, zależnie od kierunku, na jaki zapisał się kandydat. Osoba rekrutująca studenta wprowadza do systemu zdjęcie w formie elektronicznej. System automatycznie dopasowuje zdjęcie tak, aby było możliwe naniesienie go na Elektroniczną Legitymację Studencką (ELS). Po nadaniu numerów albumów, dla osób które przeszły przez proces rekrutacyjny system sam generuje hasła i zakłada konta w sieci uczelnianej i systemie eStudent.
5.1.10.	Platforma Twoje Milenium
Studenci Uczelni mają dostęp do systemu Twoje Milenium. Jest to autorskie rozwiązanie uczelni, które jest rozbudowywane zależnie od bieżących potrzeb. Obecnie za jego pośrednictwem studenci mogą zobaczyć:
-	aktualne wiadomości ze wszystkich komórek uczelni,
-	informacje o własnych danych osobowych zapisanych w systemach uczelni,
-	informacje o odbytych praktykach,
-	informacje o pracy dyplomowej – promotor, członkowie komisji egzaminacyjnej, temat pracy, ocena z pracy, data wystawienia suplementu itp.,
-	informacje o posiadanej ELS (jej status, edycja, numery seryjne itp.),
-	oceny, średnia z poszczególnych semestrów i różnice programowe,
-	informacje o płatnościach – bieżące saldo czesnego, odsetek i w bibliotece, 
-	historia wpłat, obciążenia do zapłaty w danym momencie oraz wszystkie przyszłe obciążenia, 
-	informacje o stypendiach,
-	harmonogram roku akademickiego,
-	wzory wniosków i podań (możliwość wypełniania i drukowania),
-	historie złożonych wniosków oraz informacje, jaka odpowiedź została udzielona na poszczególne wnioski,
-	informacje potrzebne do napisania pracy dyplomowej (np. wzór strony tytułowej, oświadczenia, zasady pisania pracy),
-	informacje o dyżurach wykładowców oraz kontakt do nich (zależnie od zakresu informacji, jakie wykładowcy zgodzili się udostępnić),
-	informacje o przedmiotach i wykładowcach, jakie student będzie miał na poszczególnych semestrach, a także karty (sylabusy) poszczególnych przedmiotów,
-	dokumenty związane z praktykami,
-	informacje z biblioteki – aktualnie pożyczone książki, historia wypożyczeń i historia wpłat za przetrzymywanie materiałów dydaktycznych,
-	materiały dydaktyczne, udostępnione przez wykładowców,
-	ankiety, jakie zostały przydzielone studentowi (np. ankiety ewaluacyjne)
Wszystkie serwisy internetowe, za pomocą których są przesyłane dane osobowe lub finansowe, są zabezpieczone bezpiecznym protokołem SSL, oraz certyfikatem wystawionym przez amerykańską Root CA – firmę Thawte.
5.1.11.	Serwis pracowników administracji
Pracownicy administracyjni maja swój własny serwis internetowy. Po zalogowaniu do swojej części systemu pracownicy i wykładowcy – zależnie od posiadanych uprawnień - mają możliwość:
-	zamieszczania aktualności na uczelnianych stronach marketingowych oraz w Twoim Milenium,
-	modyfikacji zawartości stron WWW,
-	zamieszczania materiałów dydaktycznych,
-	wypełniania protokołów elektronicznych,
-	tworzenia ankiet i przeglądania ich wyników,
-	przeglądania stanu swoich rozliczeń z uczelnią,
-	pobierania dokumentu PIT-11,
-	zamieszczania informacji dostępnych w  Twoim Milenium (wnioski, informacje dot. praktyk, pracy dyplomowej itp.)
-	Aktualizacji informacji o sobie w katalogu wykładowców.
5.1.12.	Elektroniczne Legitymacje Studenckie
Systemy IT Uczelni współpracują z Międzyuczelnianym Centrum Personalizacji Legitymacji Studenckich w Poznaniu. Wymiana informacji z Centrum (w tym zamawianie legitymacji) jest całkowicie przezroczysta dla pracowników Uczelni. Wszelkie operacje związane z ELS (poza ich przedłużaniem), odbywają się w ramach uczelnianej aplikacji dziekanatowej. 
5.1.13.	System ankietowania
Uczelnia regularnie prowadzi badania ankietowe wśród studentów aby badać zadowolenie z jakości nauczenia. Każdy student może wypełnić ankiety po zalogowaniu się do serwisu Twoje Milenium. Dzięki temu student może wziąć udział w badaniu w dowolnym momencie, również w domu. Dziekani wydziałów natychmiast mogą zapoznać się z opracowanymi liczbowo i graficznie wynikami badań.
5.1.14.	Ewidencja pism wychodzących
Uczelnia posiada system automatycznego numerowania i ewidencjonowania pism wychodzących. Każda pracownik piszący oficjalne pismo, korzystając z systemu „Pism firmowych”, generuje pismo zgodne ze standardami graficznymi przyjętymi w Uczelni, z automatycznie nadanym kolejnym numerem.
5.1.15.	Na terenie Uczelni dostępna jest sieć bezprzewodowa. Warunki jej korzystania zawarte są w Załączniku Nr 1 PROC-012 Regulamin korzystania ze studenckiej sieci bezprzewodowej.
5.1.16.	Cały system został stworzony i jest obsługiwany przez Dział IT uczelni, w skład którego wchodzi programista oraz technik-informatyk.
5.1.17.	Szczegółowe zadania realizowane przez dział IT mające na celu utrzymanie oraz rozwój infrastruktury IT zawarte zostały w Instrukcji Nr 1 PROC – 012.

6.	Dokumenty związane
Instrukcja Nr 1 PROC-012 Zadania realizowane przez dział IT
Załącznik Nr 1 PROC-012 Regulamin korzystania ze studenckiej sieci bezprzewodowej

7.	Informacje dodatkowe
Brak

WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY	
-	-	Przegląd dokumentu: 2017-01-17, brak zmian, dokument aktualny / Ewa Rajkiewicz