Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 17.01.2017		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 17.01.2017		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 17.01.2017	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	17.01.2017	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel Procedury  
Procedura zawiera tok postępowania w procesie obsługi studenta przez poszczególne komórki organizacyjne uczelni.

1.1.	Zakres

Procedura dotyczy wszystkich pracowników oraz studentów GSW Milenium.

2.	Definicje i Oznaczenia

WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium
Dziekan Wydziału  - Dziekan Wydziału Nauk Społecznych / Dziekan WZ GSW Milenium

Obowiązuje terminologia zawarta w normie PN-EN ISO 9000 „Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia”

3.	Właściciel procesu 

Właścicielem procesu jest odpowiednio Dziekan Wydziału Nauk Społecznych w GSW Milenium w Gnieźnie oraz Dziekan WZ GSW Milenium w Wydziale Zamiejscowym GSW Milenium w Wągrowcu.

4.	Odpowiedzialność
Dziekan Wydziału:
- odpowiada za nadzór nad procesem obsługi studenta

Pracownik administracji:
- odpowiada za prawidłową obsługę administracyjną studenta

5.	Sposób postępowania

5.1.	Obsługa studenta przez Dziekanat:

5.1.1.	Sposób komunikacji Dziekanatu ze studentami oraz rodzaj przekazywanych informacji:
-	w dziekanacie i na Platformie Twoje Milenium są przygotowane do pobrania  wzory gotowych wniosków,
-	plany zamieszczane są na Platformie Twoje Milenium i w gablotach; zmiany są zamieszczane na bieżąco w obu miejscach;
-	komunikaty zamieszczane są  na Platformie Twoje Milenium i w gablotach;
-	sesja zamieszczana jest przez system Sokrates, co jest widoczne jednocześnie na platformie Twoje Milenium
-	w nagłych przypadkach informacje są rozsyłane mailami do wszystkich studentów z  systemu Sokrates oraz przekazywane telefonicznie starostom grup;
-	wybory promotorów, odbywają się przez Platformę Twoje Milenium;
-	na Platformie Twoje Milenium studenci widzą swoje oceny w chwili wysłania ich do dziekanatu przez prowadzących zajęcia,
-	dyżury wykładowców zamieszczane są przez pracownika dziekanatu lub bezpośrednio przez wykładowcę na Platformie Twoje Milenium.

5.1.2.	Wydawanie zaświadczeń dla studentów – zaświadczenie jest wydawane na prośbę studenta w dziekanacie (lub osobie z pisemnym upoważnieniem). Zaświadczenie wydaje się tylko wtedy, gdy student nie zalega z płatnościami wobec uczelni. Na zaświadczeniu wpisywany jest kolejny numer z księgi zaświadczeń. Do księgi pod odpowiednim numerem wpisywane jest imię i nazwisko studenta, kierunek, typ zaświadczenia, miejsce w którym będzie okazane oraz data.

5.1.3.	Przyjmowanie wniosków od studentów:
-	przed przyjęciem wniosku pracownik dziekanatu sprawdza kompletność wniosku,
-	po przyjęciu wniosku pracownik dziekanatu wpisuje adnotację na wniosku z datą przyjęcia i podpisem osoby przyjmującej (wnioski przychodzące pocztą są podpisywane przez pracownika rektoratu),
-	wniosek zostaje wpisany do systemu Sokrates z oznaczeniem statusu „nie rozpatrzony”, co skutkuje tym, że staje się widoczny na indywidualnym koncie studenta na platformie „Twoje Milenium”,
-	do wniosku dopisywane są informacje konieczne do podjęcia odpowiedniej decyzji,
-	wniosek zostaje przekazany do osoby wydającej decyzję,
-	wniosek musi być rozpatrzony  w ciągu 14 dni od jego złożenia,
-	rozpatrzony wniosek trafia do dziekanatu  - decyzja zostaje wpisana do Sokratesa, status wniosku zmienia się na „rozpatrzony’, co jednocześnie jest widoczne na indywidualnym koncie studenta,
-	dokonywane są odpowiednie czynności związane z decyzją na wniosku,
-	wniosek trafia do teczki studenta,
-	od każdej decyzji przysługuje prawo odwołania do Rektora w ciągu 14 dni (Regulamin Studiów Pierwszego i Drugiego Stopnia, § 27 ust. 2).

5.1.4.	Rodzaje wniosków składane przez studentów:

a)	do Dziekana Wydziału:

-	prośba o warunek/egzamin komisyjny: (wniosek do 14 dni po zakończonej sesji poprawkowej) – Załącznik Nr 1 PROC-014, Załącznik Nr 16 PROC-014,
-	prośba o powtarzanie semestru (musi być złożona do 1 lutego przed semestrem letnim i 1 września przed semestrem zimowym; jeżeli jest taka potrzeba przygotowywane są różnice programowe oraz następuje przydzielenie studenta do nowego promotora) - Załącznik Nr 2 PROC-014,
-	prośba o skreślenie z listy studentów - Załącznik Nr 3 PROC-014 (do wniosku musi być dołożona legitymacja; po pozytywnej decyzji dziekana zostaje wysłana na domowy adres studenta „decyzja o skreśleniu na wniosek studenta” (list polecony z potwierdzeniem odbioru); żółta zwrotka wraz z  kopią decyzji dziekana, wnioskiem i legitymacją trafia do teczki osobowej studenta; procedura skreślenia polega na:
•	przeniesieniu w systemie Sokrates studenta do statusu archiwum
•	eksportowanie informacji o skreśleniu do Elektronicznego Albumu Studenta
•	adnotacja informacji o skreśleniu na teczce studenta
•	adnotacja informacji w indeksie studenta
•	po odbiorze dokumentów przez studenta przekazanie teczki do archiwum uczelni.  	
-	prośba o suplement w j. obcym - Załącznik Nr 4 PROC-014 - może być złożony w ciągu 30 dni od dnia obrony; do wniosku musi być dołączony odpowiedni dowód wpłaty;  
-	prośba o dyplom w języku obcym - Załącznik Nr 5 PROC-014 - może być złożony w ciągu 30 dni od dnia obrony; do wniosku musi być dołączony odpowiedni dowód wpłaty; 
-	prośba o urlop dziekański – Załącznik Nr 6 PROC-014 - wniosek składany po pozytywnie zakończonej sesji egzaminacyjnej wraz z indeksem studenta:
•	jest przenoszony w systemie Sokrates do statusu „urlopy dziekańskie”
•	wpisu dokonuje się w Elektronicznym Albumie Studenta
•	adnotacja o urlopie odnotowana jest w indeksie
•	wpisu dokonuje się na teczce studenta
•	podczas urlopu dziekańskiego student zachowuje wszystkie prawa, również prawo do posiadania ważnej legitymacji
•	po upływie terminu urlopu, student jest przywracany do statusu czynnego studenta w systemie Sokrates
-	prośba o przedłużenie sesji egzaminacyjnej - Załącznik Nr 7 PROC-014 – student musi złożyć taki wniosek przed końcem sesji;
-	prośba o zmianę promotora - Załącznik Nr 8 PROC-014
-	prośba o zmianę specjalności - Załącznik Nr 9 PROC-014
-	prośba o zmianę grupy ćwiczeniowej - Załącznik Nr 10 PROC-014
-	wniosek ogólny - Załącznik Nr 17 PROC-014
	
b)	do Rektora:

-	prośba o przywrócenie w prawach studenta - Załącznik Nr 11 PROC-014 – wniosek, musi być złożony w czasie wyznaczonym w decyzji o zawieszeniu w prawach; do wniosku należy dołączyć odpowiedni dowód wpłaty; wniosek jest opiniowany przez dziekana i parafowany przez pracownika kwestury w celu potwierdzenia braku zaległości finansowych;
-	prośba o przywrócenie na listę studentów - Załącznik Nr 12 PROC-014 -wniosek, musi być złożony w czasie wyznaczonym w decyzji o skreśleniu z listy studentów; do wniosku należy dołączyć odpowiedni dowód wpłaty; wniosek jest opiniowany przez dziekana i parafowany przez pracownika kwestury w celu potwierdzenia braku zaległości finansowych; w przypadku pozytywnej decyzji:
•	student zostaje przywrócony do statusu „studenta” w systemie Sokrates
•	informację o przywróceniu eksportuje się do Elektronicznego Albumu Studenta
•	adnotacji o przywróceniu dokonuje się na teczce studenta
-	prośba o indywidualną organizacje studiów - Załącznik Nr 13 PROC-014 – wniosek opiniowany przez dziekana.
-	wniosek ogólny - Załącznik Nr 18 PROC-014

c)	do Kanclerza:

-	prośba o przesunięcie terminu płatności - Załącznik Nr 14 PROC-014
-	wniosek ogólny - Załącznik Nr 15 PROC-014
	
5.1.5.	Skreślenia finansowe:

a)	archiwum finansowe – zawieszenie w prawach studenta; pisma wysyła kwestura, jedna kopia idzie do dziekanatu do teczki, odkładamy teczki z opisem do kiedy zawieszenie; student odwołuje się z wnioskiem do rektora + DW 125zł  + opłacone wszystkie zaległości + opinia dziekana;
b)	skreślenie za finanse – pisma z kwestury do teczek dla osób, które nie złożyły wniosku o przywrócenie w prawach studenta; wykreślamy z  bazy Sokratesa do archiwum, wykreślamy na teczce i  albumie studenta  w przypadku odwołania do rektora – pismo o przywrócenie na listę studentów + DW 150 zł + zaległości 
+ opinia dziekana

5.1.6.	Działania w przypadku zmiany danych:

a)	Zmiana nazwiska -  Studentka musi dostarczyć kopię aktu małżeństwa, kopię nowego dowodu osobistego i opcjonalnie wniosek o wydanie duplikatu legitymacji studenckiej (DW zgodnie z regulaminem opłat); dokonywana jest zmiana nazwiska w bazie Sokrates, na teczce, w indeksie (z podpisem dziekana) oraz w albumie studenta  - przekreślamy na czerwono i wpisujemy nowe nazwisko z numerem aktu małżeństwa i datą jego wystawienia – lub wpis w Elektronicznym Albumie Studenta.
b)	Zmiana adresu - Student musi przynieść wniosek oraz ksero dowodu osobistego lub potwierdzenie o zmianie adresu zameldowania

5.1.7.	Szczegółowy wykaz prac realizowanych przez Dziekanat oraz terminy ich realizacji zawarty został w Załączniku Nr 19 PROC-014 Harmonogram zaplanowanych prac Dziekanatu.

5.2.	Funkcjonowanie biblioteki uczelnianej:

5.2.1.	Biblioteka jest częścią działającego w Uczelni systemu biblioteczno-informacyjnego, służącego wielu rodzajom użytkowników. 
5.2.2.	Biblioteka GSW Milenium pracuje w systemie bibliotecznym CERBER.
5.2.3.	Użytkownicy Biblioteki mają stały dostęp do zbiorów za pośrednictwem Internetu. 
5.2.4.	Katalog biblioteki dostępny jest również na stronie uczelni w formie online. 
5.2.5.	Biblioteka na zewnątrz udostępnia zbiory studentom Uczelni, wykładowcom, słuchaczom studiów podyplomowych i słuchaczom SDMO. 
5.2.6.	Osoby niezwiązane z Uczelnią mogą korzystać z biblioteki na odrębnych zasadach wyszczególnionych w Regulaminie. 
5.2.7.	Biblioteka realizuje również wypożyczenia międzybiblioteczne dla wszystkich czytelników, a na swojej stronie internetowej zapewnia dostęp do katalogów innych bibliotek oraz zbiorów pełnotekstowych. 
5.2.8.	Biblioteka współpracuje z wszystkimi bibliotekami miasta Gniezna, posiada dostęp do Wirtualnej Biblioteki Nauki, e-Publikacji Nauki Polskiej. 
5.2.9.	Zbiory są na bieżąco aktualizowane zgodnie ze wskazaniami wykładowców, na podstawie kart przedmiotów.
5.2.10.	Korzystanie ze zbiorów bibliotecznych jest bezpłatne.
5.2.11.	Księgozbiór udostępnia się na miejscu wszystkim zainteresowanym, legitymującym się dowodem osobistym (pierwszeństwo mają  studenci i pracownicy GSW Milenium). Tylko studenci i pracownicy GSW Milenium mogą wypożyczyć książki na zewnątrz.
5.2.12.	W celu uaktywnienia konta Czytelnik winien przedłożyć aktualną legitymację studencką oraz wypełnione oświadczenie, które poświadczone własnoręcznym podpisem zobowiązuje do przestrzegania oraz akceptowania stosowanego w bibliotece systemu rejestracji wypożyczeń.
5.2.13.	Student na pierwszym roku studiów podczas szkoleń bibliotecznych zapoznaje się z regulaminem i wypełnia w.w. oświadczenie (Załącznik Nr 20 PROC-014 Regulamin biblioteki, Załącznik Nr 21 PROC-014 Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem biblioteki).
5.2.14.	Legitymacja studencka jest dokumentem identyfikującym użytkownika, który jest odpowiedzialny za jego użycie. Aby móc korzystać z wypożyczalni należy każdorazowo przedstawić ją bibliotekarzowi.
5.2.15.	Konto w wypożyczalni jest ważne przez cały czas trwania studiów, aż do ich zakończenia lub przerwania.
5.2.16.	Osobami odpowiedzialnymi za obsługę Czytelników w Gnieźnie są: Kierownik biblioteki oraz Archiwistka, natomiast w Wągrowcu: Asystentka dziekana Wydziału Zamiejscowego i Referent ds. organizacji procesu dydaktycznego Wydziału Zamiejscowego w Wągrowcu.

5.3.	Obsługa studentów przez Kwesturę:

5.3.1.	W Kwesturze realizowane są poniższe zadania:
5.3.1.1.	przyjmowanie wpłat dokonywanych przez studentów (czesne, odsetki),
5.3.1.2.	na prośbę studenta wydawanie faktur potwierdzających wpłaty w celu okazania ich w swoich zakładach pracy,
5.3.1.3.	wydawanie i przyjmowanie wniosków od studentów na stypendia socjalne, stypendia specjalne dla osób niepełnosprawnych, stypendia rektora oraz zapomogi (Załącznik Nr 22 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium dla najlepszych studentów – studia I stopnia, Załącznik Nr 23 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium dla najlepszych studentów – studia II stopnia, Załącznik Nr 24 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium socjalnego, Załącznik Nr 25 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych, Załącznik Nr 26 PROC-014 Wniosek o przyznanie zapomogi).
5.3.1.4.	wydawanie decyzji studentom potwierdzające przyznanie stypendium.
5.3.2.	Za obsługę studentów w KWESTURZE odpowiedzialny jest Specjalista ds. rozliczeń studentów oraz stypendium, Kwestor oraz Specjalista ds. kadr i płac.

6.	Dokumenty związane
Załącznik Nr 1 PROC-014 Prośba o wpis warunkowy
Załącznik Nr 2 PROC-014 Prośba o powtarzanie semestru 
Załącznik Nr 3 PROC-014 Prośba o skreślenie z listy studentów 
Załącznik Nr 4 PROC-014 Prośba o suplement w j. obcym  
Załącznik Nr 5 PROC-014 Prośba o dyplom w języku obcym 
Załącznik Nr 6 PROC-014 Prośba o urlop dziekański:
Załącznik Nr 7 PROC-014 Prośba o przedłużenie sesji egzaminacyjnej
Załącznik Nr 8 PROC-014 Prośba o zmianę promotora
Załącznik Nr 9 PROC-014 Prośba o zmianę specjalności
Załącznik Nr 10 PROC-014 Prośba o zmianę grupy ćwiczeniowej
Załącznik Nr 11 PROC-014 Prośba o przywrócenie w prawach studenta
Załącznik Nr 12 PROC-014 Prośba o przywrócenie na listę studentów
Załącznik Nr 13 PROC-014 Prośba o indywidualną organizacje studiów 
Załącznik Nr 14 PROC-014 Prośba o przesunięcie terminu płatności
Załącznik Nr 15 PROC-014 Wniosek ogólny do Kanclerza
Załącznik Nr 16 PROC-014 Wniosek o wyrażenie zgody na przystąpienie do egzaminu komisyjnego
Załącznik Nr 17 PROC-014 Wniosek ogólny do Dziekana
Załącznik Nr 18 PROC-014 Wniosek ogólny do Rektora
Załącznik Nr 19 PROC-014 Harmonogram zaplanowanych prac Dziekanatu
Załącznik Nr 20 PROC-014 Regulamin biblioteki, 
Załącznik Nr 21 PROC-014 Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem biblioteki
Załącznik Nr 22 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium dla najlepszych studentów – studia I stopnia
Załącznik Nr 23 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium dla najlepszych studentów – studia II stopnia
Załącznik Nr 24 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium socjalnego
Załącznik Nr 25 PROC-014 Wniosek o przyznanie stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych
Załącznik Nr 26 PROC-014 Wniosek o przyznanie zapomogi
	
7.	Informacje dodatkowe
Brak

WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY	
Wersja 2	Zmiana z dnia 26.01.2015	Nowy podział odpowiedzialności - odpowiednio Dziekan Wydziału Nauk Społecznych 
w GSW Milenium w Gnieźnie oraz Dziekan WZ GSW Milenium w Wydziale Zamiejscowym GSW Milenium w Wągrowcu	
Wersja 3	Zmiana z dnia 
17.01.2017	Zmiany dotyczą usunięcia informacji o indeksach tradycyjnych / Przegląd dokumentu: 2017-01-17 / Ewa Rajkiewicz