Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 14.02.2014		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 14.02.2014		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 14.02.2014	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	14.02.2014	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel Procedury  

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, że dokumenty nadzorowane przez GSW Milenium są zatwierdzane pod kątem ich adekwatności przed ich wydaniem, oraz odpowiednio oznaczane i przechowywane (w tym dokumenty zewnętrzne) tak, aby były one zawsze aktualne i dostępne.

1.1.	Zakres

Procedura dotyczy wszystkich pracowników GSW Milenium.

2.	Definicje i Oznaczenia

ZGSWM – Założyciel GSW Milenium;
POD – Pracownik Opracowujący Dokumenty; 
PSD – Pracownik Stosujący Dokumenty;
PWSZJK – Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia;
WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium

Dokument 	– informacja i jej nośnik;
Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością – Księga Jakości; Procedury; Instrukcje stanowiskowe; Karty Procesu; itp.

3.	Właściciel procesu 

Pełnomocnik ds. WSZJK

4.	Odpowiedzialność

PWSZJK odpowiada za:
-	opiniowanie dokumentów i zmian w dokumentach, pod względem zgodności z wymaganiami WSZJK Q – Milenium oraz normy ISO 9001:2000

 Pracownicy GSW Milenium Opracowujący Dokumenty (POD) są odpowiedzialni za:
-	treść, zmiany, aktualizację, archiwizację i przegląd wydanych dokumentów,
-	wycofywanie dokumentów nieaktualnych;
-	prowadzenie rejestru nadzorowanych dokumentów – (na podstawie Załącznika Nr 1 do SYS-01 Wykaz dokumentów nadzorowanych i odpowiedzialności).

Pracownicy Organizacji Stosujący Dokumenty (PSD) są odpowiedzialni za:
-	użycie dokumentów zgodnie z przeznaczeniem;
-	stosowanie tylko aktualnych wydań dokumentów;
-	zwrot dokumentów w wyznaczone miejsce po odpowiednim czasie (np. w celu aktualizacji) – zgodnie z zaleceniami wewnętrznymi organizacji;

5.	Opis postępowania

5.1.	Opracowanie, zatwierdzanie i rozpowszechnianie dokumentów

Dokumenty wewnętrzne (procedury, instrukcje i inne dokumenty powstające w GSW Milenium) są opracowywane przez POD, według obowiązujących wewnętrznych zasad. 

Opracowywanie, zatwierdzanie, archiwizowanie, rozpowszechnianie oraz przeglądanie i okres przechowywania określa Załącznik Nr 1 do SYS-01 Wykaz dokumentów nadzorowanych i odpowiedzialności. Załącznik ten określa również dokumenty zewnętrzne, które są nadzorowane oraz wykaz pracowników organizacji otrzymujących i archiwizujących aktualne wersje dokumentacji WSZJK Q – Milenium.

5.2	Zmiany w dokumentach

Zmiany w dokumentach są wprowadzane i poddawane przeglądowi przez POD, którzy opracowali poprzednie wydanie danego dokumentu, chyba że ZGSWM wyraźnie określił to inaczej.

Po wprowadzeniu zmienionego dokumentu (nowej wersji dokumentu), dokument nieaktualny podlega natychmiastowemu anulowaniu i wycofaniu. 

Dokumenty nieaktualne, których przechowywanie wynika np. z uregulowań prawnych lub z zawartych w nich informacji są wyraźnie oznaczone napisem „NIEAKTUALNE”.

5.3	Zmiany w dokumentacji systemu zarządzania jakością

Zmiany w dokumentacji WSZJK Q – Milenium (patrz definicje i oznaczenia) inicjowane są przez PWSZJK, POD lub PSD przez wypisanie wniosku o zmianę w dokumentacji WSZJK Q – Milenium (Załącznik Nr 2 do SYS-01 Wniosek o zmianę w dokumentacji WSZJK). Zmiany w dokumentacji są poddawane przeglądowi i wprowadzane przez PSJ, a następnie przekazywane do sprawdzenia przez Rektora oraz do zatwierdzenia przez ZGSWM. Fakt ten odnotowywany jest w Załączniku Nr 3 do SYS-01 Wykaz aktualnej dokumentacji WSZJK. Istota zmiany wyszczególniana jest w wykazie zmian w dotyczącym dokumencie WSZJK. Zmiany dokonywane w treści Załączników do procedur podlegają również rejestrowi – reguluje to Załącznik Nr 3 do SYS-01 Wykaz aktualnej dokumentacji WSZJK.
5.4	Postanowienia ogólne

PSD gromadzi zatwierdzone dokumenty tak, żeby szybko odnaleźć właściwy. Odpowiada za ich ochronę przed utratą na czas wykorzystywania i przechowywania, oraz za udostępnienie aktualnych wersji podległym pracownikom.

PSD odpowiada za wykorzystywanie tylko aktualnych wydań dokumentów w miejscu pracy.

6.	Dokumenty związane

6.1.	Załączniki 

Załącznik Nr 1 do SYS-01	Wykaz dokumentów nadzorowanych i odpowiedzialności.
Załącznik Nr 2 do SYS-01	Wniosek o zmianę w dokumentacji WSZJK.
Załącznik Nr 3 do SYS-01	Wykaz aktualnej dokumentacji WSZJK.

6.2.	Dokumenty
Brak

6.3.	Zapisy
Brak

6.4.	Procedury / Instrukcje
Brak

7.	Informacje dodatkowe
Brak

WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY	
-	-	Przegląd dokumentu: 2017-01-17, brak zmian, dokument aktualny / Ewa Rajkiewicz