Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 14.02.2014		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 14.02.2014		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 14.02.2014	Podpis	
Obowiązuje od dnia:	14.02.2014	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel Procedury  

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie ustanowienia i utrzymywania zapisów jakości w celu dostarczenia obiektywnych dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania WSZJK Q - Milenium. 

1.1.	Zakres

Procedura dotyczy wszystkich pracowników GSW Milenium.
	
2.	Definicje i Oznaczenia

ZGSWM – Założyciel GSW Milenium;
KK 	– Kierownicy Komórek;
PWSZJK – Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia;
Zapis – dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań;
WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium

3.	Właściciel procesu 
Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia

4.	Odpowiedzialność

PWSZJK odpowiada za:
-	nadzorowanie sporządzania i przechowywania zapisów zgodnie z niniejszą procedurą;
-	sporządzanie i prowadzenie ewidencji zapisów – na podstawie Załącznika Nr 1 do SYS-02 Wykaz zapisów WSZJK.
-	wyznaczenie osób do sporządzania zapisów;

KK odpowiadają za:
-	nadzór nad prawidłowym gromadzeniem zapisów w miejscu pracy;
-	likwidację nieaktualnych zapisów;

Pracownicy archiwizujący zapisy są odpowiedzialni za:
-	właściwe przechowywanie, zabezpieczanie i dysponowanie zapisami tworzonymi w podległych działach;

Pracownicy sporządzający zapisy odpowiadają za:
-	rzetelność, obiektywność i przejrzystość sporządzanych zapisów;

5.	Opis postępowania

Działania w ramach WSZJK, które wymagają dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania WSZJK muszą być udokumentowane, poprzez tworzenie zapisów wyszczególnionych w Załączniku Nr 1 do SYS-02 Wykaz zapisów WSZJK.

Zabezpieczenie zapisów realizowane jest w organizacji poprzez określenie rodzaju dostępu do danego rodzaju zapisów. Wyróżnia się dwa rodzaje dostępu:

Ogólnie dostępne (OD) – zapisy przechowywane w miejscu ogólnie dostępnym dla pracowników GSW Milenium i udostępniane przez pracownika archiwizującego dany rodzaj zapisów na życzenie.

Dostęp ograniczony (DO) - zapisy przechowywane w miejscu dostępnym tylko dla pracownika archiwizującego dany rodzaj zapisów i udostępniane przez pracownika archiwizującego dany rodzaj zapisów za zgodą ZGSWM.

Zapisy muszą być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Zapisy zawierają datę i czytelny podpis osoby sporządzającej zapis.

Po ustalonym okresie archiwizacji zapisy są niszczone. Zapisy niszczone są przez KK, w których dane zapisy zostały stworzone. Sposób niszczenia stosowany przez organizację musi wykluczać możliwość powtórnego wykorzystania informacji zawartych w niszczonych zapisach. Potwierdzenie zniszczenia zapisów dokumentowane jest w Załączniku Nr 2 do SYS-02 Protokół likwidacji dokumentów.

6.	
Dokumenty związane
6.1.	Załączniki

Załącznik Nr 1 do SYS-02	Wykaz zapisów WSZJK.
Załącznik Nr 2 do SYS-02	Protokół likwidacji dokumentów.

6.2.	Dokumenty
Brak

6.3.	Zapisy
Protokół likwidacji dokumentów

6.4.	Procedury / Instrukcje
Brak
WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY