Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 14.02.2014		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 14.02.2014		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 14.02.2014	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	14.02.2014	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel Procedury  

Celem niniejszej procedury jest wskazanie sposobu eliminowania przyczyn niezgodności w celu zapobiegania ich powtórnemu wystąpieniu.

1.1.	Zakres

Proces podejmowania działań eliminujących przyczyny niezgodności dotyczy pracowników GSW Milenium, u których wystąpiły niezgodności.

2.	Definicje i oznaczenia

ZGSWM – Założyciel GSW Milenium;
PWSZJK – Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia;
WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium
Niezgodność – niespełnienie wymagania
Działanie korygujące – działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji
Korekcja – działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności

3.	Właściciel procesu 

Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia

4.	Odpowiedzialność

ZGSWM odpowiada za:
-	przegląd niezgodności, niosących znaczące skutki finansowe, oraz ich analizę i dekretację;

PWSZJK odpowiada za:
-	przegląd zgłoszonych niezgodności, ich analizę i dekretację, oraz w razie uzasadnionej potrzeby konsultacje z ZGSWM;
-	określenie czasu na wykonanie działań korygujących;
-	nadzór nad realizacją działań;
-	ocenę potrzeby działań zapewniających, że niezgodności nie wystąpią ponownie - weryfikację efektów wdrażania działań;
-	analizę zapisów wyników podjętych działań;

Pracownik wyznaczony do realizacji działania odpowiada za:
-	inicjowanie działań;
-	ustalenie przyczyny niezgodności;
-	zaplanowanie działania;
-	wdrożenie działania;

5.	Opis postępowania

Proces rozpoczyna się (wejście) od spisania karty niezgodności a kończy (wyjście) sprawdzeniem skuteczności podjętych działań korygujących i zamknięciem karty. 

5.1.	Zgłoszenie niezgodności

W przypadku wystąpienia niezgodności działanie inicjowane jest przez pracownika poprzez wystawienie Karty niezgodności (Zał. 1 do SYS-05 Karta niezgodności). 

W przypadku reklamacji zgłoszonej przez studenta stosowany jest formularz - Załącznik Nr 18 PROC-014 Wniosek ogólny do Rektora. Student ma prawo odwołać się od wskazanej decyzji do Rektora w ciągu 14 dni. Student składa pismo odwoławcze do dziekanatu zgodnie z zasadami opisanymi w procedurze PROC-014 Kształtowanie jakości obsługi administracyjnej studentów. W ciągu kolejnych 14 dni Rektor ma czas na podjęcie decyzji. Reklamacje podlegają rejestrowi.

Pracownik opisuje niezgodność i przekazuje kartę do PWSZJK. 

Jeżeli jest to tylko możliwe, należy podjąć działania bezpośrednie (korekcyjne), usuwające doraźne skutki spowodowanej niezgodnością. Działania bezpośrednie powinny być odnotowane w karcie niezgodności.

5.2.	Dekretacja karty niezgodności o działania korygujące lub zapobiegawcze

PWSZJK zapoznaje się z treścią karty i wyznacza osobę odpowiedzialną za podjęcie działania jak również określa czas do wykonania działania.

PWSZJK konsultuje kartę niezgodności z ZGSWM, gdy eliminacja przyczyny niezgodności niesie za sobą znaczące środki finansowe. PWSZJK rejestruje kartę w Rejestrze niezgodności, potencjalnych niezgodności oraz reklamacji (Zał. 2 do SYS-05 Rejestr niezgodności, potencjalnych niezgodności oraz Reklamacji). Następnie PWSZJK kieruje kartę niezgodności do realizacji. 

5.3.	Ustalenie przyczyny niezgodności

Pracownik odpowiedzialny za realizację działania analizuje i opisuje przyczynę powstania niezgodności. Jeżeli wykrycie przyczyny wykracza poza jego kompetencje, PWSZJK powołuje zespół „fachowców” w celu ustalenia przyczyny niezgodności.

5.4.	Przewidziane działania w celu usunięcia niezgodności

Po ustaleniu przyczyny powstania niezgodności wyznaczony pracownik opisuje w kacie niezgodności działania, które zamierza podjąć w celu wyeliminowania niezgodności i jej przyczyny.

Jeżeli planowane działania wiążą się z podejmowaniem decyzji finansowych (np. zakup), Pracownik musi uzyskać akceptację PWSZJK i / lub ZGSWM. Następnie opisane działania są realizowane.

5.5.	Potwierdzenie wdrożenia działania korygującego

Po wdrożeniu i sprawdzeniu skuteczności działań, pracownik opisuje wynik podjętych działań oraz potwierdza własnym podpisem ich zakończenie.

5.6.	Ocena podjętego działania

PWSZJK dokonuje oceny skuteczności działania poprzez bieżące sprawdzenie skuteczności podjętych działań lub przeprowadzenie auditu wewnętrznego. Ocena pozytywna zamyka działanie, a negatywna stanowi podstawę do wystawienia wniosku przez PWSZJK i ponownego uruchomienia działania korygującego.

6.	Dokumenty i formularze związane z procedurą

Zał. 1 do SYS-05Karta niezgodności
Zał. 2 do SYS-05Rejestr niezgodności, potencjalnych niezgodności oraz Reklamacji
PROC-014 Kształtowanie jakości obsługi administracyjnej studentów
Załącznik Nr 18 PROC-014 Wniosek ogólny do Rektora

7.	Informacje dodatkowe
Brak

WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY