Opracował/a:	dr inż. Ewa Rajkiewicz – Pełnomocnik ds. WSZJK	Data: 14.02.2014		Podpis	
Sprawdził/a:	dr Hubert Paluch, prof. GSW Milenium – Rektor	Data: 14.02.2014		Podpis	
Zatwierdził/a:	prof. nzw. dr Lechosław Gawrecki – Założyciel	Data: 14.02.2014	
     Podpis	
Obowiązuje od dnia:	14.02.2014	
Egzemplarz podlega zmianom	
	Egzemplarz nie podlega zmianom		

1.	Cel  

Celem niniejszej procedury jest wskazanie sposobu eliminowania przyczyn potencjalnych niezgodności w celu zapobiegania ich teraźniejszemu i przyszłemu wystąpieniu.

1.1.	Zakres
Proces podejmowania działań eliminujących przyczyny potencjalnych niezgodności dotyczy pracowników, u których mogą niniejsze niezgodności wystąpić.

2.	Definicje i oznaczenia

ZGSWM – Założyciel GSW Milenium;
PWSZJK – Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia;
WSZJK Q – Milenium – Wewnętrzny System Zarządzania Jakością Kształcenia GSW Milenium
Niezgodność – niespełnienie wymagania
Działanie zapobiegawcze – działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej

3.	Właściciel procesu 

Pełnomocnik ds. Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia

4.	Odpowiedzialność

ZGSWM odpowiada za:
-	przegląd potencjalnych niezgodności, analizę i dekretację wniosków gdy ich realizacja niesie za sobą znaczące środki finansowe;

PWSZJK odpowiada za:
-	przegląd potencjalnych niezgodności, analizę i dekretację wniosków, oraz w razie uzasadnionej potrzeby konsultacje z ZGSWM;
-	określenie czasu na wykonanie działań;
-	nadzór nad realizacją działań;
-	ocenę potrzeby działań zapewniających, że niezgodności nie wystąpią ponownie - weryfikację efektów wdrażania działań; 
-	analizę zapisów wyników podjętych działań;

Pracownik wyznaczony do realizacji działania odpowiada za:
-	inicjowanie działań;
-	ustalenie przyczyny niezgodności;
-	zaplanowanie działania;
-	wdrożenie działania. 

5.	Opis postępowania
Proces rozpoczyna się (wejście) od spisania karty potencjalnej niezgodności a kończy (wyjście) sprawdzeniem skuteczności działań.

5.1.	Rozpoczęcie działania zapobiegającego niezgodnościom

Działania zapobiegawcze mają określić wymagania dotyczące:
•	określenia potencjalnych niezgodności i ich przyczyn,
•	oceny potrzeby działań zapobiegających wystąpieniu niezgodności , 
•	ustalania i wdrażania niezbędnych działań,
•	zapisów wyników podjętych działań 
•	przeglądu podjętych działań zapobiegawczych.
Działania zapobiegawcze powinny być dostosowane do skutków potencjalnych problemów.

5.2.	Zgłoszenie potencjalnej niezgodności

Działanie inicjowane jest przez pracownika poprzez wystawienie karty potencjalnej niezgodności (Zał. 1 do SYS-06 	Karta potencjalnej niezgodności). Pracownik opisuje niezgodność w karcie i przekazuje go do PWSZJK. 

Jeżeli jest to tylko możliwe, w przypadku potencjalnego wystąpienia niezgodności należy podjąć działania bezpośrednie, zapobiegające ich wystąpieniu.

Działania bezpośrednie powinny być odnotowane w karcie potencjalnej niezgodności przez pracownika inicjującego działanie lub przez pracownika wyznaczonego do podjęcia działania.

5.3.	Dekretacja karty potencjalnej niezgodności o działania zapobiegawcze

PWSZJK zapoznaje się z treścią karty i wyznacza osobę odpowiedzialną za podjęcie działania jak również czas do wykonania działania.

PWSZJK konsultuje kartę potencjalnej niezgodności z ZGSWM, w celu zapoznania się z jej treścią, gdy realizacja działań niesie za sobą znaczące środki finansowe. PWSZJK rejestruje kartę w rejestrze niezgodności, potencjalnych niezgodności oraz reklamacji (Zał. 2 do SYS-05 Rejestr niezgodności, potencjalnych niezgodności oraz Reklamacji). Następnie PWSZJK kieruje kartę potencjalnej niezgodności do realizacji. 

5.4.	Ustalenie przyczyny niezgodności

Pracownik odpowiedzialny za realizację działania analizuje przyczynę powstania potencjalnej niezgodności. Jeżeli wykrycie przyczyny niezgodności wykracza poza jego kompetencje, PWSZJK powołuje zespół „fachowców” w celu ustalenia przyczyny niezgodności. Przyczyny niezgodności odnotowywane są w karcie potencjalnej niezgodności.

5.5.	Przewidziane działania w celu usunięcia niezgodności

Po ustaleniu przyczyny potencjalnej niezgodności wyznaczony pracownik opisuje w karcie działania, które zamierza podjąć w celu jej wyeliminowania. Następnie realizowane są opisane działania.

5.6.	Potwierdzenie wdrożenia działania korygującego

Po wdrożeniu i sprawdzeniu skuteczności działań pracownik opisuje w karcie potencjalnej niezgodności wynik podjętych działań oraz potwierdza ich zakończenie.

5.7.	Ocena podjętego działania

PWSZJK dokonuje oceny skuteczności działania poprzez:
-	Sprawdzenie skuteczności podjętych działań 
-	Przeprowadzenie auditu wewnętrznego (audit może być przeprowadzony zaraz po zakończeniu wdrażania działania lub w trakcie najbliższego planowanego auditu wewnętrznego).
Ocena pozytywna zamyka działanie, a negatywna stanowi podstawę do ponownych działań i kontynuacji dotychczasowego procesu. 

6.	Dokumenty i formularze związane z procedurą

Zał. 1 do SYS-06 	Karta potencjalnej niezgodności

7.	Informacje dodatkowe
Brak
WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE	
ZMIANA DO WERSJI	NR WNIOSKU O ZMIANĘ	OPIS ZMIANY